正確に安全に効率よく機密文書を処分するためには

今の世は「ペーパーレス時代」と言いますが、企業や役所などの事業所ではまだまだ紙の文書によるやりとりが盛んに行われています。

比較的重要度が低い内容のものほど手軽で正確なメールやデジタルデータで配布したり保存したりのようですが、機密度の高い重要な文書ほど紙という形あるものとして扱われているのではないでしょうか。やはり「紙」としての存在感の方が重みがあるようです。例えば幅広い世代が参加する会議の資料には、依然としてデジタルデータより紙で配布した方が共有しやすいといったこともあります。

しかし企業の会議資料は絶対に社外に漏れてはいけない重要な文書であることが多いです。会議や配布されてから時間が経ってしまえばさほど必要ではなくなる書類も、なんとなく捨てるタイミングを逸してオフィスのデスクに積まれている、といったケースもよくあるのでは。こうしていつのまにか増えてしまった文書や資料は、主に年末や年度末といった節目に処分しようということになります。

こうした慎重に取り扱わなければならない文書。いったいどのように廃棄処理すればいいのか、といったことを考えていきたいと思います。

こうした取り扱いがデリケートな文書。まずは、どういった種類があるのかを見ていきましょう。

秘密を保持しなければならない書類のことを一般的には「機密文書」といいます。法人などで取り扱う機密文書は、取り扱いのレベルから「極秘文書」「秘文書」「社外秘文書」に分けられます。

●極秘文書・・・経営上もっとも重要な内容が書かれた文書で、閲覧できるのは役員などに限られる場合が多いです。鍵のかかる金庫など最も厳重なセキュリティに守られた環境で保管され、複製も厳しく制限されています。

●秘文書・・・・法人の事業や戦略、株や人事、従業員などの個人情報に関わる内容が記載されている文書であることが多いです。極秘文書より閲覧制限は緩くなりますが、やはり高度なセキュリティが敷かれた環境での保管が必要です。

●社外秘文書・・社外に公開すると営業的・経営的な損失に発展することが予想される文書です。法人内の誰でも閲覧可能ですが、社外に情報が漏洩しないように従業員個々で管理をしなければなりません。

では、どういった内容の文書が機密文書に当たるのか。それには、不正競争防止法により保護される情報として定義される「営業秘密」を知っておくと理解しやすいでしょう。

不正競争防止法第2条(定義)
第6項　この法律において「営業秘密」とは、秘密として管理されている生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報であって、公然と知られていないものをいう。

法人などの秘密情報が営業秘密として不正競争防止法による保護を受けるためには、特に手続きの必要はありませんが、厳格に次の3つの要件を充たす必要があります。上の法第2条第6項を元にすると、

①「秘密として管理されている」=秘密管理性
②「生産方法、販売方法その他の事業活動に有用な技術上又は営業上の情報」=有用性
③「公然と知られていない」=非公知性

の3要件です。この「3要件」を元に、さまざまな事業形態の法人において、機密文書の評価レベルを設定して管理していくことになります。

機密文書として厳重に管理していても、事業の進捗によって内容が更新されていく書類も多く出てきます。

過去の文書はテジタル化され高度なセキュリティが敷かれた状態で保存されたり、設定された保存期間が過ぎたことで保管する必要がなくなる書類も出てくるでしょう。こうした機密文書は正確に安全に効率よく廃棄しなければなりません。

廃棄するためには主に2つの方法があります。一つはオフィスに備えてあって日常業務の中で手軽に利用ができる「シュレッダー」。もう一つは製紙メーカーがリサイクル紙を製造する過程として行う「溶解処理」です。

「シュレッダー廃棄」は、身近にあるため手軽な上、目の前で処理できるため安全です。しかし、金属の綴じ具や紙以外の素材を分別する必要があり、いざ大量の書類を廃棄しようとすると大変手間が掛かります。そこで、回収して裁断・廃棄する業者や、工業用の大きなシュレッダーを持ち込んで廃棄してくれる出張サービスの業者に外注する方法もあります。

「溶解処理」は、すべて業者に回収してもらって処理することになります。サービスの一例としては業者指定のダンボール箱に書類を入れて封印をして託すというもの。便利なのはファイルやクリアフォルダ、綴じ具も分別しないで排出できるため、手間が省けます。また箱を開けることなくそのまま溶解することも、業者が異質の素材を分別したり、破砕してから溶解したりするサービスもあります。

委託するのが専門業者とはいえ、機密文書を外部へ出すことに抵抗を感じることもあるでしょう。そのためにも優良な業者を選ぶ必要があります。

最低限確認すべきこととして、セキュリティ認証の国際規格であるISO27001を取得しているかどうか、他の荷物との混載ではなく専用車などの輸送してくれるか、確実に廃棄・抹消したことの証明書を発行してくれるか、これまでの業務実績はどうかといったことはしっかりチェックしたいものです。料金が他社と比べて極端に安い業者は注意が必要でしょう。

業者を選ぶ際に少しでも不安があるときは、機密文書廃棄業者の情報を多数持っているサティスファクトリーにお気軽にご相談ください。